أهم الأمور التي يجب اتباعها لإدارة فرق العمل عن بعد بنجاح
يوجد العديد من ذوي المهارات والخبرات في مجالات العمل المختلفة الذين يمكنهم مساعدتك في بناء شركتك من أي مكان حول العالم. ولا شك أن إضافة هؤلاء الموظفين عن بعد لفريقك يمثل تحديات فريدة من نوعها لإدارة الشركة.
ذلك أنه من المحتمل حدوث تشويش في الرسالة الاتصالية عند انتقالها من المدير للموظف عن بعد والعكس في حين أن هذا التشويش يقل عند التواجد معاً في مكتب واحد لكن النجاح في إدارة هذه الفرق عن بعد يحقق لك مزيد من الإنتاجية وقدر كبير من الأرباح.
لذلك سوف نستعرض في هذا المقال أهم الأسس التي يمكن اتباعها عند إدارة فريق عمل عن بعد.
-
استخدام الفيديو قدر الإمكان
تشير الدراسات إلى أن 50% من التواصل البشري غير لفظي ومع عدم قدرتك على رؤية موظفيك بشكل يومي نظراً لعملهم عن بعد، فسوف يكون من الصعب توقع ما يُفكرون به سواء كان ذلك من أجل قياس ردود أفعالهم بشأن خطة أو اقتراح معين أو التعرف على حالتهم المزاجية لاختيار الوقت المناسب لإثارة النقاش حول موضوع معين.
يأتي الفيديو كحل لهذه المشكلة ليوضح لك الكثير من الأمور التي لا تقدمها مكالمة صوتية أو رسالة بريد إلكتروني. ومع وجود العديد من التطبيقات المجانية للتواصل المرئي، وسوف يساعد ذلك أيضاً في تقريب وجهات النظر واستغراق وقت أقل في النقاش.
وبالحديث عن تقنيات التواصل الأخرى التي يمكنك الاستعانة بها لتقديم شرح وافي عما ترغب في قيامهم به إلى جانب الفيديو، قم باستخدام لقطات الشاشة أو الرسوم البيانية في رسائل البريد الإلكتروني أو شارك الشاشة الخاصة بك معهم.
- توفير نظام لتبادل الوثائق والملفات
يجب أن يتوافر لديك نظام لتبادل الوثائق والملفات مثل قوقل درايف أو Dropbox ولا تعتمد على رسائل البريد الإلكتروني وحدها في مشاركة الملفات. وأنت بحاجة أيضاً لإحدى منصات العمل الجماعية مثل Asana و Slack لمساعدتك في تعيين مهام كل فرد من أفراد الفريق والمواعيد النهائية للتسليم.
- تشكيل اجتماعات one on one بصورة منتظمة
توفر اجتماعات One On One الفرصة لفهم احتياجات أعضاء الفريق فيما يخص مهام العمل وتحديد النواحي التي يمكن للإدارة تطويرها من أجل تحقيق أهدافهم. ونظراً لأن الموظفين عن بعد يفقدون الكثير من الأمور التي تحدث في المكتب ولا يمكنهم الإطلاع على المعلومات التي يتم الإعلان عنها في الأقسام المختلفة بالشركة فهذه الاجتماعات تمثل فرصة للتعويض عن ذلك. ونجد أن واحدة من أسرع الطرق لإثارة غضب أعضاء الفريق على الرغم من عدم تصريحهم بذلك هي إلغاء اجتماعات One On One الدورية مما يؤثر على ديناميكية العلاقة بين المدير والموظف.
قم باختيار الوقت المناسب لعقد مثل هذه الاجتماعات عن بعد وخصص لها وقتاً إلزامياً في جدول المواعيد الخاص بك لكن لا تقم بإلغائها أبداً.
- وضع أهداف محددة وبناء التقييم وفقاً لها
عند عقد اجتماع الأسبوعي مع الموظفين عن بعد للوقوف على حالة العمل، انطلق من المهام المتوقع قيام كل عضو من أعضاء الفريق بها ثم قم بوضع الأهداف وفقاً لجدول زمني. وعلى هذا الأساس، تأخذ عملية التقييم مسارها السليم من خلال مراجعة الأداء وتصحيح المسار وتحفيز الموظف لأداء العمل على نحو أفضل.
- استخدام الرسوم المتحركة والرموز التعبيرية
لا تكفي الكلمات وحدها للتعبير عما نشعر به لا سيما في العمل حيث يمكن أن تنقل بعض الكلمات معنى أكثر حدة أو غير مؤثر بالشكل المرغوب فيه. يمكنك الاستعانة بأحد تطبيقات صناعة الرسوم المتحركة مثل DU GIF Maker أو BurstKey لإنشاء تصميم بسيط وإرساله لكل موظف على حدة في مناسبة معينة أو لتوصيل رسالة معينة لكن بشكل أقل حدة وأكثر تأثيراً.
- جدولة المواعيد والمهام وفقاً للمناطق الزمنية المختلفة
إن العمل مع فريق عن بعد يتواجد أفراده في دول مختلفة يعني العمل وفقاً لمناطق زمنية مختلفة أيضاً مما يشكل تحدياً حقيقياً في وضع مواعيد للاجتماعات أو جدولة المهام. وقد تتعرض لتكليف اثنين من الموظفين بمهمة مشتركة وفي الوقت الذي يكون أحدهم على وشك إنهاء يومه والخروج لتناول العشاء مع أسرته قد يكون آخر مستعداً للبدء في عمله.
- دعهم يشعرون بأنهم جزء من الفريق
شعور الموظفين حتى وإن كانوا مستقلين عن بعد بأنهم جزء من الشركة وعامل مؤثر في نجاحها يدفعهم لبذل المزيد من الجهد دائماً. ولهذا السبب، قم بمراسلتهم عما يحدث بالشركة دائماً وآخر التطورات فيها إذ يوضح ذلك مدى تذكرك لهم وأهميتهم عندك كما يُفضل إرسال بعض الهدايا لهم كنوع من التعارف الشخصي .
