إرشادات تقنية للعمل عن بعد
بقلم مروان بساط، المدير العام لشركة لينوفو في المملكة العربية السعودية
أثّرت جائحة فيروس (كوفيد-19) على العديد من جوانب حياتنا اليومية وأهمها طريقة عملنا. وطلبت العديد من الشركات في جميع أنحاء العالم من موظفيها العمل عن بعد كجزء من الجهود المبذولة للحد من انتشار فيروس (كوفيد-19). ويعتقد الكثير من الموظفين بأن هذه الفترة التحولية ليست آنية، فوفقاً لأبحاث لينوفو الجديدة التي أجريت في منتصف شهر مارس 2020، يعتقد غالبية الموظفين الذين شملهم الاستطلاع في خمس دول هي: الولايات المتحدة وإيطاليا وألمانيا والصين واليابان أن تأثير هذا التحول قد يكون طويل الأمد على نظرة الشركات لسياسات العمل عن بُعد.
ووفقاً لهذا البحث، يشعر الموظفون بأنهم تقريباً على استعداد للانتقال إلى العمل من المنزل إذا لزم الأمر (87%)، وقد أصبح هذه السيناريو محتملاً حيث شجعت غالبية الشركات (46%) أو ألزمت موظفيها (26%) بالعمل عن بعد منذ انتشار جائحة (كوفيد-19) عالمياً. وتستطيع التكنولوجيا أن تمكننا خاصةً في هذه الأوقات المضطربة من الاستمرار في المضي قدماً.
سنواصل في لينوفو منح الأولوية لصحة وسلامة موظفينا وعملائنا ومجتمعاتنا محلياً وعالمياً. ونظراً لأن المملكة العربية السعودية هي أحد أسواقنا الرئيسية في الشرق الأوسط، نحن ملتزمون بتوفير الأجهزة والحلول اللازمة لتسهيل العمل السريع وضمان استمراريته. ويتمركز هدفنا الأساسي حول مساعدة كل فرد يعمل من المنزل على الاستفادة القصوى من التقنيات المتاحة مع ضمان سلامته مسبقاً. وآخذين ذلك في الاعتبار، إليك بعض النصائح حول طرق العمل الفعالة من المنزل.
1. حافظ على مرونتك واتصالك عبر التقنيات المحمولة
وجد فريق البحث لدينا أن 71% من الموظفين الذين يعملون من المنزل يشعرون أنهم يملكون التقنيات التي يحتاجونها. وتماماً كما هو الحال في مكان العمل اليوم الذي قد يختلف عن البيئة المكتبية التقليدية، نتنقل مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بنا من المكتب إلى أحد الغرف وإلى الأريكة أو حتى إلى جهاز المشي إذا كانت شركتك تملك واحداً.
وعند العمل من المنزل، تتيح لك عوامل مقاسات الأجهزة الجديدة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ومحطات العمل المتنقلة الحفاظ على نفس وتيرة العمل كي تتمكن من الحفاظ على نشاطك. ولن يترتب عليك الجلوس في مكان “المكتب المنزلي” أو غرفة واحدة طوال اليوم، بل ستتمكن بدلاً من ذلك من التنقل إلى الأريكة أو المطبخ مع كمبيوترك المحمول. ولا داعي للقلق بشأن عمر البطارية أيضاً حيث تمنحك ميزات وضع الاستعداد الذكية المحسنة في أجهزة الكمبيوتر المحمولة فترة استخدام أكبر بنسبة 30% للبطارية مما يمكنك من التنقل بحرية. وسيجعلك البقاء نشطاً أكثر تفاعلاً وفعالية أثناء استخدامك لهذه التقنيات في تعزيز تجربة عملك.
2. استفد من الأدوات التي تعزز الإنتاجية والتعاون
استخدم أدوات تعزيز الإنتاجية مثل الشاشة وكاميرا الويب والأدوات التعاونية مثل السماعات أو أدوات اتصال الفيديو.
تعدّ الشاشة أداة أساسية لتعزيز الإنتاجية في المكتب والمنزل. وإذا كنت معتاداً على وجود شاشتين هما شاشة الكمبيوتر المحمول وشاشة أكبر في مكان العمل، عليك التفكير في توفير هذه البيئة في المنزل. وإذا كنت تعمل على جداول البيانات المتعددة وبرامج التصميم الجرافيكي المختلفة والخطط المعمارية والعمل التفصيلي الذي يتطلب شاشات أكبر، ستكون الشاشة الإضافية مفيدة للغاية.
تعتبر مكالمات الفيديو من أساسيات بيئة العمل عن بعد. وهي طريقة ممتازة تُشعر الموظفين بمزيد من الاتصال وتجنبهم الشعور بالعزلة الذي يتم الإبلاغ عنه عادةً عند العمل من المنزل. ومن المهم أن تضمن الشركات تزويد موظفيها بإمكانات استخدام أفضل تقنيات مكالمات الفيديو. وتمتلك أحدث الكمبيوترات المحمولة والمكتبية ومحطات العمل ميزات الفيديو والصوت المحسنة التي توفر ميكروفونات للاستقبال بزاوية 360 درجة وأداء بعيد المدى يبلغ 4 أمتار.
أصبح كمبيوترك الخاص مع كل هذه الإمكانات يعمل كهاتف ذكي ويوفر تجربة مستخدم محسنة تشبه استخدام الهاتف في التواصل والعمل الدائم.
تواصل محسن من خلال الأدوات التعاونية. يستخدم معظمنا في الشركات أحدث الأدوات التعاونية لعقد المؤتمرات مثل الأجهزة التي تعمل بلمسة واحدة في غرف الاجتماعات. أما في المنزل، فيمكننا استخدام الأجهزة التعاونية الشخصية أو أجهزة الكمبيوتر الشخصي المعززة بمنصات وبرامج تعاونية.
وإذا كان العمل عن بُعد يقلقكم بسبب بعدكم عن زملائكم أو شعوركم بالعزلة، يمكن الاستفادة من برامج Microsoft Teams أو Skype أو Zoom أو غيرها من أدوات مكالمات الفيديو الأخرى. ويمكن أن تغير خمس دقائق من الدردشة مع شخص لم تتصل به منذ فترة مزاجك بالكامل وتحسن سير العمل إلى الأفضل.
لا تقلل من شأن تطبيقات الدردشة أو الرسائل المباشرة، فسيمنحك إبقاء غرفة الدردشة الجماعية مفتوحة طوال اليوم شعور بالاتصال ومواكبة المستجدات. حتى أن بعض الموظفين يستخدمون حلول مكالمات الفيديو الخاصة بشركتهم لإجراء اتصال مع أحد زملائهم وتناول وجبة غداء افتراضية معاً. لا تقتصر التقنيات الصحيحة على الإنتاجية فحسب، بل تساهم أيضاً بتعزيز الاتصال على المستوى الشخصي.
3. ساهم بالتشجيع على توفير جداول عمل مرن
شهدنا تأثير كبير لانتشار فيروس (كوفيد-19) على قطاع رعاية الأطفال والخدمات الأخرى، لذلك لا بد أن تكون حساساً بشأن تجربة زملائك في الجمع بين العمل والمسؤوليات المنزلية بطرق جديدة وصعبة. ومن المحتمل أنك لم تعد الوحيد في أسرتك الذي يتعامل مع تأثيرات هذه الجائحة في مجتمعك، لذا لا بدّ أن تتواصل بوضوح مع أفراد العائلة لإعلام أسرتك أن وقت العمل قد بدأ. وسيساعدك بدء العمل وإنهائه في نفس الوقت كل يوم على الفصل بين الوقت المهني والشخصي. وفي الوقت نفسه، عليك أن تتحلى بالمرونة لأنك أحياناً لست الوحيد الذي يعمل من المنزل. وهنا يأتي دور السماعات التي تمتاز بخاصية إلغاء الضجيج.
على الرغم من أن بحثنا وجد بأن 61% من الموظفين يشعرون بأنهم يملكون نفس القدر من الإنتاجية أو أكثر عند العمل من المنزل على خلاف العمل في مكان آخر، تتضمن الأسباب الرئيسية التي تمنع الموظفين من العمل في المنزل عوامل تشتيت الانتباه مثل التلفزيون أو عدم القدرة على الفصل بين العمل والحياة الأسرية. وسيساعدك وضع الحدود والجداول اليومية على التخلص من التشويش وزيادة قدرتك على التركيز.
4. تواصل مع الفريق أكثر لأن ذلك قد يكون الطريقة الجديدة للتواصل
بصفتنا مديرين، تتمحور مهمتنا حول التأكد من أن أعضاء فرقنا يشعرون بالاتصال والسعادة. ونظراً لعدم يقين الموظفين بمدى جودة سير العمل إذا احتاج معظم الموظفين للعمل من المنزل، يعدّ التواصل الواضح والصريح أمر جوهري خلال هذه الفترات التحولية.
ومع المضي قدماً، ستتطور سياسات الشركات وستستمر في التطور، فتواجه الشركات اليوم العديد من الشكوك الناتجة عن انتشار جائحة (كوفيد-19) وتسعى جاهدة لإيجاد طرق جديدة للتعاون مع فرقها أثناء العمل عن بُعد. هل سينتج عن هذا الوباء مستقبلاً يكون فيه العمل عن بُعد هو القاعدة الشائعة؟ هناك اعتقاد بأن هذا الوضع قد يؤدي إلى تغيير ذو تأثيرات طويلة المدى، فوفقاً لأبحاث شركة لينوفو العالمية، يشعر 77% من الموظفين أن الشركات ستكون أكثر انفتاحاً أو حتى أنها ستشجع على السماح للموظفين بالعمل عن بُعد بمجرد مرور هذه الفترة.
بدأت تجربة الموظف في مكان العمل تتغير بالفعل قبل تفشي الوباء الحالي، فأوجدت القدرات التقنية المتطورة بالفعل قوة عاملة عالمية جديدة تبقى على اتصال بعالم العمل من أي مكان. ونما عدد الموظفين المنتظمين الذين يعملون من المنزل منذ عام 2005 بنسبة 159% ولا يزال العدد في ارتفاع. والوضع الذي نمر به اليوم يؤكد أن استثمار الشركات في التقنيات المتطورة الآن لن يضيع لأن معظم الناس يشعرون بالإنتاجية في المنزل ويعتقدون أن القوى العاملة ستتحرك في هذا الاتجاه مستقبلاً.
